GDPR
Informace ke zpracovávání osobních údajů
Advokáti kanceláře, JUDr. Gabriel Brenka, JUDr. Klára Brenková, Mgr. Alexandra Fritzová a Mgr. Gabriel Brenka (dále jen „Advokát“ nebo „správce“) s ohledem na základní práva fyzických osob na ochranu osobních údajů nakládají s osobními údaji tak, aby byl zajištěn co nejvyšší stupeň bezpečí osobních údajů. Zejména dbají na dodržování povinností a standardů stanovených platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, především pak Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, dále „GDPR“) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Ohledně zpracování osobních údajů, které Advokátům poskytujete, Vám poskytujeme níže uvedené informace:
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je vždy příslušný advokát, který zastupuje klienta.
2. Účel zpracování osobních údajů
Advokát či advokátka zpracovává Vaše údaje především za účelem poskytování právních služeb klientům, emailové a telefonické komunikace, plnění jeho/jejích právních povinností či pro ochranu oprávněných zájmů klientů.
Výše zmíněné zpracovávání osobních údajů je v oblastech nevyžadujících souhlas založeno na nezbytnosti z důvodů:
- plnění smluv o poskytování právních služeb uzavřených se subjekty údajů
- plnění právních povinností, které se na správce vztahují
- ochrany oprávněného zájmu správce
Přehled zpracovávaných osobních údajů (rozsah)
Zpracovávány budou typicky zejména následující údaje:
| Osobní údaj | Důvod požadavku
na sdělení osobního údaje |
Povinnost osobní údaj poskytnout | Možný důsledek neposkytnutí daného údaje |
| údaje potřebné pro uzavření smlouvy či pro poskytování právních služeb – jméno a příjmení (příp. název), datum narození, trvalé bydliště, adresa pro doručování písemností, IČO, DIČ | smluvní i zákonný požadavek | ANO | neuzavření smlouvy |
| akademický titul | smluvní požadavek – subjekt údajů poskytuje výhradně na základě svého souhlasu | NE | neznalost nejvyššího dosaženého vzdělání |
| soukromý e-mail | oprávněný zájem | NE | zhoršená úroveň komunikace |
| telefonní číslo | oprávněný zájem | NE | zhoršená úroveň komunikace |
| číslo bankovního účtu | smluvní požadavek | NE | nemožnost poskytování finančních plnění bezhotovostně |
| jiné informace potřebné pro poskytování právních služeb | oprávněný zájem | NE | nemožnost či zhoršená možnost poskytování právních služeb |
3. Způsob zpracování a ochrana osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány zejména manuálně (např. klientský spis, účetnictví, administrativa), případně automaticky (např. skrze služby elektronické pošty). Údaje jsou dle jejich povahy uschovávány jak ve fyzické (údaje ve spisech), tak elektronické podobě.
Osobní údaje ve fyzické podobě jsou uchovávány v zamykatelných prostorách kanceláře, do kterých mají přístup pouze advokáti zavázaní povinností mlčenlivosti, elektronické údaje jsou zpracovávány výhradně v rámci informačního systému chráněného heslem.
4. Doba zpracování a uchovávání
Vaše osobní údaje uchováváme a zpracováváme jen po dobu nezbytně nutnou, tj. na dobu trvání vzájemného smluvního vztahu a na dobu, po kterou je možno uplatnit vůči sobě práva a povinnosti (tedy dle délky promlčecí doby, resp. trvání soudního řízení, v nichž jsou vzájemná práva/povinnosti předmětem posouzení), případně po dobu, po kterou je správce povinen osobní údaje uchovávat podle závazné právní úpravy (např. zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, nebo zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu).
Likvidace osobních údajů bude provedena skartací podle skartačního řádu a nevratným vymazáním souborů v případě, že osobní údaje byly poskytnuty či uchovávány v elektronické podobě.
5. Příjemci osobních údajů a zpřístupňování třetím osobám
Advokát Vaše osobní údaje zpřístupňuje v nezbytné míře toliko spolupracujícím advokátům, přičemž obě skupiny jsou vázány zákonnou (případně i smluvní) povinností mlčenlivosti. Z povahy věci jsou některé údaje dostupné také daňovému poradci, který je také vázán zákonnou povinností mlčenlivosti – poskytovány jsou pouze nezbytně nutné údaje pro zpracování daňových přiznání a kontrolních hlášení.
Osobní údaje mohou také být na základě zákonné povinnosti předány soudům, orgánům činným v trestním řízení nebo jiným orgánům veřejné moci.
6. Práva klienta v souvislosti se zpracováním osobních údajů
Právo na přístup k osobním údajům: subjekt údajů má právo získat od advokátů potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:
|
a) |
účely zpracování; |
|
b) |
kategorie dotčených osobních údajů; |
|
c) |
příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích; |
|
d) |
plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby; |
|
e) |
existence práva požadovat od advokátů opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování a nebo vznést námitku proti tomuto zpracování; |
|
f) |
právo podat stížnost u dozorového úřadu; |
|
g) |
veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů; |
|
h) |
skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4 GDPR, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů. |
Advokát na žádost poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů může Advokát účtovat přiměřený poplatek spojený s administrativními náklady na zpracování požadavku. Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob.
Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů: subjekt údajů má právo na to, aby Advokát bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
Právo na výmaz („právo být zapomenut“): Subjekt údajů má právo na to, aby Advokát bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného subjektu údajů týkají, a Advokát má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:
|
a) |
osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; |
|
b) |
Subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje podle příslušného ustanovení GDPR zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování; |
|
c) |
Subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 2 GDPR; |
|
d) |
osobní údaje byly zpracovány protiprávně; |
|
e) |
osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje; |
|
f) |
osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 GDPR. |
Právo na omezení zpracování osobních údajů: subjekt údajů má právo na to, aby správce omezil zpracování údajů v kterémkoli z těchto případů:
|
a) |
Subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Advokátní kancelář mohla přesnost osobních údajů ověřit; |
|
b) |
zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití; |
|
c) |
Advokát již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; |
|
d) |
Subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů. |
Právo na přenositelnost osobních údajů: za podmínek daných čl. 20 GDPR má subjekt údajů právo na to, aby Advokát předal zpracovávané osobní údaje třetímu subjektu.
Aniž jsou dotčeny jakékoliv jiné prostředky správní nebo soudní ochrany, má každý subjekt údajů právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů byla porušena jeho práva plynoucí z GDPR.
Více informací k právům a povinnostem plynoucím z GDPR můžete nalézt na stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz/gdpr-obecne-narizeni/ds-3938/p1=3938).
